Кадры и бухгалтерия — два отдела, где бумага держится дольше всего. Даже в компании с полностью электронным документооборотом с контрагентами остаются трудовые книжки, справки сотрудникам и копии документов, которые нужно заверять. Разбираем, где именно тут нужен оттиск, какой комплект штампов имеет смысл и что изменилось за последние годы.
Трудовая книжка: единственное место с прямой нормой
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021. Это тот редкий случай, когда печать упоминается прямо, — правда, с оговоркой.
Оттиск ставится в двух ситуациях: на титульном листе при изменении сведений о работнике — фамилии, образования — и при заверении записи об увольнении. В обоих случаях формулировка одинаковая: печатью работодателя (при наличии).
Скобки здесь принципиальны. Организация, у которой печати нет, оформляет трудовую книжку без оттиска, и это не нарушение. Но на практике сотрудник с такой книжкой рано или поздно столкнётся с кадровиком следующего работодателя, у которого возникнут вопросы, — и объясняться придётся уже ему. Поэтому компании, ведущие бумажные книжки, печать обычно заводят.
Ещё одна деталь, о которой спрашивают: отдельных штампов под записи в трудовых книжках не бывает. Записи вносятся от руки — это требование порядка ведения, и штамповать их нельзя.
Справки сотрудникам
Второй по частоте документ кадровика. Справка о месте работы, о заработной плате, о стаже нужна сотруднику постоянно: для банка, для визы, для детского сада, для суда.
Обязательных требований к форме такой справки нет, но получатели их придумали сами, и с этим приходится считаться. Ожидаемый вид: фирменный бланк с реквизитами организации, исходящий номер и дата, текст, подпись руководителя или кадровика с расшифровкой, печать.
Отсюда и главный штамп кадровой службы — угловой. Он содержит наименование, адрес, телефон и поля под исходящий номер и дату, и одним движением превращает чистый лист в бланк. Компаниям с частыми справками это экономит и время, и печать бланков в типографии.
Отдельно напомним про статью 62 ТК РФ: копии документов, связанных с работой, выдаются работнику по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней и бесплатно. Три дня — срок короткий, и если человек, имеющий право заверять, окажется в отпуске, уложиться в него не получится. Круг таких лиц стоит определить заранее приказом.
Что изменил переход на электронные сведения
Бумажные трудовые книжки не исчезли: сотрудники, подавшие заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают её вести, и работодатель обязан её оформлять по прежним правилам. Для тех, кто перешёл на электронные сведения, при увольнении выдаётся форма СТД-Р — и там оттиск тоже ставится при наличии печати.
Что действительно изменилось — объём. Там, где раньше кадровик заверял десятки записей в месяц, теперь может быть несколько. Из этого следует практический вывод: если у вас осталось три-четыре бумажные книжки, отдельная кадровая печать вам не нужна — хватит основной или общей «для документов».
Комплект штампов для кадров и бухгалтерии
По нашим заказам от краснодарских компаний устойчиво набирается такой список:
- Угловой штамп с реквизитами и полями исходящего номера и даты — для справок и писем.
- Штамп заверения копий — «Верно» с полями должности, подписи, расшифровки и даты. Копии трудовых договоров, приказов и уставных документов заверяются постоянно.
- Датер — на справках, приказах, заявлениях дата ставится каждый день.
- Штамп «Оплачено» — для бухгалтерии, отметка о проведённом счёте.
- Нумератор — при большом потоке приказов и исходящих писем, для сквозной нумерации.
Размеры подбираются под текст: угловой штамп обычно от 70 на 30 мм, штамп заверения — от 55 на 30 мм, простые отметки укладываются в 47 на 18 мм. Высоту букв держим не меньше 1,5-2 мм, иначе на тонкой бумаге справок оттиск заплывает.
Одна печать или отдельная «для документов»
Вопрос, который встаёт в компаниях от десяти человек. Логика простая: если основная печать лежит у руководителя и он часто отсутствует, кадровик и бухгалтер оказываются заблокированы — справку выдать нельзя, копию заверить нельзя, а трёхдневный срок по статье 62 ТК идёт.
Решение — вторая печать с надписью «для документов», которая хранится в бухгалтерии или у кадровика. Количество печатей закон не ограничивает; важно, чтобы вторая визуально отличалась от основной и порядок применения был закреплён приказом. Как это устроено и какие компоновки надписи работают, разобрано в материале о второй печати по образцу.
Бухгалтерия: где оттиск ещё встречается
У бухгалтерии периметр бумаги за последние годы сузился сильнее, чем у кадров, но полностью не исчез.
- Акты сверки взаиморасчётов. Формально это не первичный документ, и печать на нём не обязательна, но контрагенты просят её почти всегда: акт сверки читают глазами, а не системой.
- Пакеты документов для банка — заверенные копии устава, приказа о назначении, карточки. Здесь без отметки о заверении и оттиска не обойтись.
- Документы для тендеров и госзакупок — комплекты копий с заверением.
- Бумажные первичные документы с теми контрагентами, кто не перешёл на электронный обмен.
- Кассовые документы — приходные и расходные ордера у организаций, работающих с наличными.
Всё остальное давно ушло в электронный документооборот, где оттиску просто нет места. Именно поэтому набор штампов для бухгалтерии со временем сокращается: остаются заверение копий, «Оплачено» и датер.
Пример: справка, которая не успела
Сотрудница краснодарской компании подала заявление на справку о доходах для ипотеки в понедельник. Кадровик подготовила справку в тот же день, но заверить не смогла: печать хранилась у директора, а он уехал на объект до конца недели.
В четверг сотрудница пришла с вопросом, в пятницу справку выдали без печати — банк её не принял. Итог: заявка на ипотеку сдвинулась на неделю, а компания получила заявление о нарушении трёхдневного срока по статье 62 ТК.
После этого завели вторую печать «для документов» и приказом закрепили её за кадровиком, а заодно заказали угловой штамп — до этого справки печатали на чистых листах и реквизиты вбивали руками каждый раз. Обе позиции обошлись дешевле, чем один день разбирательств.
Что стоит закрепить приказом
- Перечень печатей и штампов с образцами оттисков.
- Кто вправе заверять копии документов, связанных с работой.
- Кто отвечает за хранение каждой печати и штампа.
- Порядок передачи на время отпуска или болезни ответственного.
- Кто отвечает за расходники — подушки и краску.
Последний пункт особенно актуален для кадровой службы: сезон справок для отпусков и виз приходится на весну и лето, и подушка кончается именно тогда.
Что заказать сразу, а что позже
Новой компании с наёмными сотрудниками разумно взять на старте две позиции: круглую печать и угловой штамп. Их хватит на трудовые книжки, справки и переписку в первые месяцы.
Штамп заверения копий и датер добавляются, когда появляется поток: первые заявления на справки, первые пакеты для банка, первые корпоративные заказчики. Нумератор и вторая печать «для документов» — уже вопрос масштаба, обычно от пятнадцати-двадцати человек в штате.
Частые вопросы
Ставится ли печать в трудовую книжку?
Да, при её наличии — на титульном листе при изменении сведений и при заверении записи об увольнении, по приказу Минтруда № 320н.
Нужна ли печать на справке с места работы?
Юридически нет, практически да: справки предъявляют в банки и госорганы, где оттиск ожидают.
Какие штампы нужны кадрам?
Угловой для справок, штамп заверения копий и датер. Штампов под записи в трудовых книжках не бывает — записи вносятся от руки.
Что изменили электронные книжки?
Объём бумаги уменьшился, но не исчез: бумажные книжки продолжают вести по заявлениям сотрудников, а при увольнении выдаётся форма СТД-Р.
Нужна ли отдельная печать для кадров?
Только если основная недоступна или объём документов велик. Тогда — вторая с надписью «для документов» и приказом о порядке применения.
Итог
Прямая норма про печать в кадрах одна — приказ № 320н по трудовым книжкам, и та с оговоркой «при наличии». Всё остальное держится на ожиданиях получателей справок и копий. Соберите комплект из углового штампа, штампа заверения и датера, а при недоступной основной печати заведите вторую «для документов». Заказ и консультация — +7-989-265-86-01, готовые варианты — в разделе штампы.